COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
OBJETIVO: Combinar correspondencias en los word y excel
Esto que
parece algo que todos hemos hecho alguna vez en nuestra labor “ofimática”
a veces se nos olvida y en otras no hemos tenido la precaución de apuntarnos
los pasos a dar.
De
entrada presentemos a los implicados, es decir, Word 2007, Excel
2007 y nosotros, los que vamos a hacerlo posible. El objetivo es
imprimir cartas comerciales o de felicitación o de información en masa
a unas personas que tenemos identificadas con su nombre, apellidos,
dirección, empresa, etc…
Lo primero
vamos a disponer los datos de estas personas en una tabla de Excel
en columnas por tipo de dato:
Una vez
hecho esto vamos al programa principal de esta película, Word y
comenzamos creando una carta, por ejemplo, que es la que vamos a enviar
a estas personas, pero lo haremos desde la opción “Combinar
Correspondencia”
Tenemos
una hoja en blanco y la rellenamos con los datos que queremos que
contenga la carta que vamos a enviar. Y a continuación vamos a combinarla con
nuestros datos y para ello seleccionamos la lista:
Buscamos
la hoja de Excel que previamente hemos creado
Una vez
seleccionada nos mostrara las hojas que contiene y nos pide que seleccionemos
la que tiene los datos.
Seguidamente
nos informa del contenido de la Hoja por si queremos aplicar
algún filtro sobre él.
Ahora ya
tenemos el documento y los datos, pasemos a unirlos. Vamos a la
opción “Insertar Campo Combinado” y después de ubicar el cursor en el sitio
que queramos incluir dicho campo, lo seleccionamos.
Una vez
incluidos los campos debería quedar una carta, más o menos, así
Como
vemos aparece el nombre del campo pero no su contenido, para que
esto ocurra debemos ir ahora a “Vista Previa de Resultados”
Y aquí
vemos el resultado. Si clicamos sobre las flechas que vemos
arriba de “Buscar destinatario” podremos ver como se modifican
los datos según la persona que hemos seleccionado.
Pues bien ya solo queda combinarlos definitivamente. “Finalizar y combinar” que nos da tres opciones.
La primera es la que usaremos y la más útil por si queremos volver a enviar los documentos o guardarlos para archivar, posteriormente los podremos imprimir o enviar.
La segunda es para imprimirlos directamente sin guardar copia.
La tercera para enviarlos por correo sin archivarlos.
Pues bien ya solo queda combinarlos definitivamente. “Finalizar y combinar” que nos da tres opciones.
La primera es la que usaremos y la más útil por si queremos volver a enviar los documentos o guardarlos para archivar, posteriormente los podremos imprimir o enviar.
La segunda es para imprimirlos directamente sin guardar copia.
La tercera para enviarlos por correo sin archivarlos.
Una vez pulsada
la opción que queremos nos pide que confirmemos que registros
queremos combinar
Como
nosotros hemos seleccionado “Todos” y teníamos 2 personas en la tabla,
este sería el resultado, dos cartas individuales.
Y con
esto tendremos una solución al envío masivo de cartas o, si
aplicamos este mismo método, también de etiquetas que explicaremos en
otro mini post
FINOL, N. V. (s.f.). NORMALIZACION DE BASE DE DATOS. Obtenido de NORMALIZACION DE BASE DE DATOS: http://www.galeon.com/nevifi/Archivos/Normalizacion.pdf
FINOL, N. V. (s.f.). NORMALIZACION DE BASE DE DATOS.
Obtenido de NORMALIZACION DE BASE DE DATOS:
http://www.galeon.com/nevifi/Archivos/Normalizacion.pdf
sto que parece algo que todos hemos hecho alguna vez en nuestra labor “ofimática” a veces se nos olvida y en otras no hemos tenido la precaución de apuntarnos los pasos a dar.
Esta mini guía va para aquellos que tienen poca memoria, los que quieren ponerlo en práctica y para todos los que quieran leerla.
De entrada presentemos a los implicados, es decir, Word 2007, Excel 2007 y nosotros, los que vamos a hacerlo posible. El objetivo es imprimir cartas comerciales o de felicitación o de información en masa a unas personas que tenemos identificadas con su nombre, apellidos, dirección, empresa, etc…
Lo primero vamos a disponer los datos de estas personas en una tabla de Excel en columnas por tipo de dato:
Una vez hecho esto vamos al programa principal de esta película, Word y comenzamos creando una carta, por ejemplo, que es la que vamos a enviar a estas personas, pero lo haremos desde la opción “Combinar Correspondencia”
Tenemos una hoja en blanco y la rellenamos con los datos que queremos que contenga la carta que vamos a enviar. Y a continuación vamos a combinarla con nuestros datos y para ello seleccionamos la lista:
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