Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los
componentes de una base de datos de Access típica. Para obtener más
información acerca de cada componente, siga los vínculos de la sección Vea también de este artículo.
- Tablas
- Formularios
- Informes
- Consultas
- Macros
- Modulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una
hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y
columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una
hoja de cálculo en una tabla de una base de datos.
La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en
una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la
información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya
redundancias.
Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados,
cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará
para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre
productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre
sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es
donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de
campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la
tabla.
Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados",
en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado
distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información
diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los
campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea
texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un
catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario
corresponde a un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de
datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos
y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos
comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios,
editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos
los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver,
escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para
trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos
funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para
determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o
informes, o realizar otras tareas diversas.
Por ejemplo, podría crear
un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos
de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir
un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo
del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros
usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo,
puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que
permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se
favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de
datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las
tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como
"¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué
ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para
presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre
reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes
suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden
consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo
electrónico.
Crear un informe
En esta pantalla elegimos los niveles
de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros
que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán
totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento,
en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos
agrupar y hacer clic sobre el botón 
(o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo
que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada
registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer
clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar
el botón 
.
Si queremos cambiar
el orden de los grupos definidos utilizamos los botones ,
la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha
hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón 
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo
clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Para cada campo por el que se va a agrupar la información del
informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable
debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados
valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo
variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga.
Después
de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento
definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que
saldrán
en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente
o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.
En esta pantalla elegimos la distribución
de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe
con esa distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar
el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página,
se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice
la opción.
A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título
del informe, este título también será
el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso
veremos el resultado del informe preparado para la impresión
o bien,
Modificar el diseño del informe,
si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño
de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una
base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su
función más común es recuperar datos específicos de las tablas.
Los
datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y,
gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además,
puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las
consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta
obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de
origen de registros para formularios e informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es
posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de
la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los
cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos
de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de
acción.
Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace
que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden
verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden
utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea
con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas
nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar
datos.
Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
La Vista Diseño
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a
continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación:
Campo: ahí ponemos el
campo a utilizar que en la mayoría de los
casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo
de la tabla y también puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de
verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo
para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el
resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches
vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo
marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda.
Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir
los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por
lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas
por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
7.4. Añadir campos
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de
tablas, este se colocará en la primera columna libre de la
cuadrícula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y
sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula,
soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual
queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo:
de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la
flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas
que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias
tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la
fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').
Definir campos calculados
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también podemos incluir campos calculados en las consultas.
Curso de microsoft access
2010.
(s.f.). Obtenido de Curso de microsoft access 2010:
http://smaris.edu.ec/wp-content/uploads/2015/11/Curso-de-Access-2010.pdf
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón 
.
