Una base de datos es una herramienta para
recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede
almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier
otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un
programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo.
A medida
que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias
en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos
presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar
subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse
estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de
datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos
(DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una
base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema
de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de
datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que se
haya diseñado específicamente para usar datos o códigos de otro origen,
una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo,
junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.
Con Access, puede:
- Agregar más datos a una base de datos como, por ejemplo, un nuevo artículo de un inventario.
- Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
- Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
- Organizar y ver los datos de distintas formas.
-
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.
Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los
componentes de una base de datos de Access típica. Para obtener más
información acerca de cada componente, siga los vínculos de la sección Vea también de este artículo.
- Tablas
- Formularios
- Informes
- Consultas
- Macros
- Modulos
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior .
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Crear formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.
Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido.
El asistente para formularios
Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:
Curso de microsoft access
2010.
(s.f.). Obtenido de Curso de microsoft access 2010:
http://smaris.edu.ec/wp-content/uploads/2015/11/Curso-de-Access-2010.pdf
